Automatisierte Mitgliedsabrechnungen und Beitragsmanagement

Digitalisierung bedeutet mehr als nur das Ersetzen von Papierformularen durch PDFs. Sie ist der Schlüssel zu nachhaltiger Effizienzsteigerung. Verbände, die ihre Abläufe über eine zentrale ERP-Lösung digitalisieren, profitieren von einer völlig neuen Transparenz und Geschwindigkeit.

Mit einem System wie SOKRATES.ERP in Kombination mit CAS genesisWorld lassen sich Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Vertragsmanagement und Eventplanung in einer einheitlichen Plattform durchführen.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, klar strukturierte Daten und jederzeit nachvollziehbare Prozesse.

Durch automatisierte Workflows, zentrale Dokumentenverwaltung und revisionssichere Archivierung werden administrative Aufgaben drastisch reduziert – und Mitarbeitende gewinnen Zeit für strategische Aufgaben und Mitgliederpflege.

Das Problem: In vielen Verbänden wird die Beitragsabrechnung manuell durchgeführt – Excel-Listen, Mailings, Nachfassen bei säumigen Zahlungen – was Zeit kostet und Fehleranfälligkeit erhöht.

Lösung mit SOKRATES.ERP:

Dank der integrierten Mitgliederverwaltung können Sie Mitgliedschaften, Beitragstypen und Zahlungszyklen direkt im System definieren. SOKRATES.ERP ermöglicht:

• Massenabrechnungen aller Mitgliedsbeiträge automatisch zu einem Stichtag

• Automatisierte Versendung von Rechnungen oder Mahnungen per E-Mail oder Druck

• Verwaltung von Kündigungen, Wechseln und Fristen mit automatischer Fristerinnerung

• Lastschrift-Integration (z. B. SEPA / Banking-Anbindung) für automatische Einzüge

• Dokumentation und Archivierung aller Belege im System, revisionssicher

So entfällt aufwendige manuelle Nacharbeit – und die Buchhaltung erhält sofort aktuelle Informationen über offene Posten und Zahlungsausfälle.

Das Problem: Verbände, die viele Veranstaltungen organisieren, jonglieren oft mit separaten Tools für Anmeldung, Zahlungsabwicklung, Teilnehmerlisten und Feedback – das führt zu Dateninseln und Mehraufwand.

Lösung mit SOKRATES.ERP / comcon BAF Framework:

Sie integrieren Ihre Veranstaltungsstrecke direkt ins CRM/ERP-System (z. B. via comcon BAF). Das bringt:

• Online-Anmeldungen und Zahlungsabwicklungen über ein und dieselbe Plattform

• Automatische Verknüpfung der Teilnehmerdaten mit der Mitgliederdatenbank

• Live-Reporting (Anmeldezahlen, Zahlungsstatus, Kapazitätsauslastung)

• Automatisches Generieren von Evaluationsbögen / Feedback-Formularen

Damit entfällt der manuelle Datenabgleich zwischen Systemen – und Veranstaltungen und Mitgliederdaten werden in einem einzigen System miteinander synchronisiert.

Das Problem: Viele Verbände kämpfen mit unübersichtlichen Verträgen, Fristen, manuellen Freigaben und der gesetzlichen Pflicht zur E-Rechnung – das birgt ein hohes Fehler- und Haftungsrisiko.

Lösung mit SOKRATES.ERP:

SOKRATES.ERP bietet Funktionen, die diesen Prozess automatisieren und rechtssicher machen:

• Verträge und Dokumente werden zentral abgelegt, versioniert und mit Zugriffsrechten versehen

• KI-gestützte Vertragsanalyse erkennt Fristen, Bedingungen und Laufzeiten automatisch

• Workflows zur Freigabe von Rechnungen und Verträgen (mehrstufig, automatisiert)

• Automatisches Generieren von Rechnungen im E-Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD / XRechnung)

• Fristüberwachung und automatische Erinnerungen (z. B. Kündigungsfristen)

• Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, DATEV etc., sodass Rechnungsdaten direkt weitergegeben werden

So wird aus einem oft komplexen, rechtlich sensiblen Bereich ein effizienter, digitaler Prozess mit hoher Sicherheit und minimalem manuellen Aufwand.