Strategische Neuausrichtung für Transparenz, Akzeptanz und durchgängige Prozesse

Das bestehende CRM war funktional vorhanden, wurde im Alltag jedoch zunehmend als kompliziert und unzuverlässig wahrgenommen. Informationen waren nicht durchgängig sichtbar, Prozesse nicht eindeutig geregelt und Abhängigkeiten zwischen Kontakten, Verkaufschancen und Angeboten führten regelmäßig zu Verwirrung.

Typische Herausforderungen waren:

- eingeschränkte Sichtbarkeit von Kontakten, Aufgaben und Verkaufschancen durch unklare Berechtigungen

- inkonsistente Verknüpfung von Angeboten mit Unternehmen, Ansprechpartnern und Endkunden

- fehlende Standards bei Status, Wahrscheinlichkeiten und Pflichtfeldern

- Medienbrüche zwischen CRM, E-Mail, Dokumenten und externen Systemen

- manuelle Nacharbeiten bei Änderungen von Kontaktdaten oder Verkaufschancen

- geringe Akzeptanz im Vertrieb durch unnötige Felder und unklare Maskenlogik

Das Ergebnis: viel operativer Aufwand, geringe Datenqualität und ein CRM, das nicht als zentrale Informationsquelle genutzt wurde

Unklare Berechtigungen

- Relevante Informationen waren nicht für alle sichtbar, obwohl sie im Tagesgeschäft benötigt wurden. Aufgaben, Kontakte oder Verkaufschancen verschwanden je nach Zuordnung und führten zu Abstimmungsproblemen

Brüche in Verkaufschancen und Angeboten

- Angebote wurden nicht konsistent an Verkaufschancen, Ansprechpartner und Unternehmen angebunden. Dadurch fehlte eine vollständige Historie und Transparenz über laufende Vorgänge.

Fehlende Prozesslogik

- Statuswechsel ohne Pflichtfelder, uneinheitliche Wahrscheinlichkeiten und doppelte Statusdefinitionen führten zu unbrauchbaren Forecasts und uneinheitlichen Auswertungen.

Medienbrüche in Kommunikation und Dokumenten

- E-Mails, Messeberichte, Besuchsberichte und Rückmeldungen wurden außerhalb des CRM erstellt und später manuell ergänzt – wenn überhaupt.

Geringe Nutzerakzeptanz

- Zu viele Optionen, unklare Felder und fehlende Führung durch das System führten dazu, dass das CRM nicht als Arbeitswerkzeug, sondern als Pflichtaufgabe wahrgenommen wurde.

- klare, nachvollziehbare Berechtigungskonzepte

- vollständige 360°-Sicht auf Kunden, Ansprechpartner und Verkaufschancen

- konsistente Verknüpfung aller Angebote, Kontakte und Aktivitäten

- einheitliche Status- und Wahrscheinlichkeitslogik im Vertrieb

- automatisierte Synchronisation relevanter Stammdaten

- reduzierte, intuitive Masken für den Arbeitsalltag

- integrierte Dokumente, E-Mails und Berichte direkt im CRM

- mobile Nutzung für Messe, Termine und Außendienst

Im Rahmen des CRM-Restarts wurde CAS genesisWorld gezielt weiterentwickelt und neu ausgerichtet – nicht als Neusystem, sondern als konsequent optimierte Plattform.

Zentrale Lösungsbausteine:

Sauberes Berechtigungs- und Rollenmodell

- Sichtbarkeiten wurden logisch neu definiert, sodass relevante Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden – ohne Sicherheitsrisiken, aber mit maximaler Transparenz.

Einheitliche Verkaufschancen-Logik

- Pflichtfelder, Statusübergänge und Wahrscheinlichkeiten wurden standardisiert. Das CRM führt den Nutzer durch den Prozess und sorgt automatisch für saubere Daten.

Durchgängige Angebots- und Kontaktverknüpfung

- Angebote werden eindeutig mit Unternehmen, Ansprechpartnern und Endkunden verbunden. Änderungen bleiben synchron und nachvollziehbar – ohne manuelle Korrekturen.

Automatisierter Datenabgleich

- Stammdaten, Ansprechpartner und Zuordnungen bleiben dauerhaft konsistent. Änderungen wirken systemübergreifend und ohne Informationsverlust.

Reduzierte, klare Oberflächen

- Überflüssige Felder wurden ausgeblendet, relevante Informationen in den Fokus gerückt. Das CRM unterstützt aktiv – statt zu überfordern.

Integrierte Kommunikation und Dokumente

- E-Mails, Serienbriefe, Messeberichte und Besuchsvorbereitungen entstehen direkt im CRM und sind sofort historisiert und auswertbar.

Mobile Nutzung und strukturierte Berichte

- Kontakterfassung per Smartphone, strukturierte Messeberichte und übersichtliche Besuchsvorbereitungen sorgen für durchgängige Prozesse – vom Erstkontakt bis zum Abschluss.

- höhere Datenqualität und Verlässlichkeit

- deutlich bessere Nutzerakzeptanz im Vertrieb

- vollständige Transparenz über Kunden, Aktivitäten und Chancen

- weniger manuelle Nacharbeiten und Abstimmungenn

- bessere Entscheidungsgrundlagen für Management und Forecast

Der CRM-Restart macht CAS genesisWorld wieder zur zentralen Plattform für Vertrieb, Service und Kundenbeziehung – klar, integriert und zukunftsfähig.