Adobe Sign integriert in SmartWe - Digitale Unterschriftenlösung für Ihr mobiles Cloud CRM

Die com:con BAF Signature Lösung für Adobe Sign ermöglicht einen durchgängig digitalen Unterschriftenprozess direkt in Ihrem Cloud-CRM SmartWe. Mit der auf dem com:con BAF basierenden Integration sparen Ihre Kunden viel Zeit und Papier bei der Freigabe von Verträgen oder Angeboten.

Die betreffenden Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, gestempelt, unterschrieben und eingescannt werden, sondern können in einem vollkommen digitalen Prozess freigegeben werden.

Dokumente, die in einen Signaturprozess eingeleitet wurden, werden Ihren Kunden vollkommen automatisiert direkt aus der SmartWe Oberfläche zugestellt. Selbstverständlich können jegliche an den Kunden verschickten Nachrichten personalisiert und in Bezug auf das Corporate Design angepasst werden.

Jedem Dokument können mehrere Unterzeichner und auch Unterzeichnerrollen zugewiesen werden. Sobald alle definierten Unterzeichner das Dokument signiert haben, kann automatisch ein neues Dokument in SmartWe erstellt werden wie zum Beispiel eine Kundenbestellung oder eine beidseitig unterschriebene Version eines Vertrages.

Für die Unterzeichnung und Freigabe des Vertrages oder Angebotes benötigen Ihre Kunden kein Adobe Konto.

Anwendung der Adobe Sign Integration in SmartWe

Der im Standard implementierte Prozess innerhalb Ihres Cloud CRM SmartWe beginnt mit einem gespeicherten PDF-Dokument. Dieses Dokument wird direkt in der Oberfläche von SmartWe mittels eines zu setzenden Hakens als Unterschriftsdokument gekennzeichnet. Sobald das gewünschte Dokument diesen Tag gesetzt hat, können neue Unterzeichner hinzugefügt werden.

Unterzeichner sind in diesem Falle im CRM gespeicherte Adressen, also Personen, die das vorliegende Dokument elektronisch via Skribble signieren und damit freigeben sollen.

Mit Hinzufügen neuer Dokumentenunterzeichner, ist es möglich, verschiedene Parameter für den eigentlichen Signierungsprozess zu hinterlegen.

So kann beispielsweise definiert werden, ob eine einfache elektronische Signatur angefragt werden soll, oder ob eine Signatur mit inbegriffener 2-Faktor-Authentifizierung ausgelöst werden soll. Zudem ist es möglich eine Reihenfolge der Unterzeichner und verschiedene Unterzeichnerrollen zu definieren.

Sobald alle Unterzeichner zu dem betreffenden Dokument (Angebot, Bestellung, Lieferschein, Ticket, Stundenzettel, etc.) hinzugefügt wurden, kann der eigentliche Signierungsprozess gestartet werden.

Hierzu erscheint in der Dokumentenmaske in SmartWe ein mitgelieferter Button, welcher voll automatisiert im Hintergrund den Unterschriftsprozess auslöst. Die hinterlegten Unterzeichner des Dokumentes erhalten nun eine Mail mit einem personalisierten Link.

Dieser Link führt zu einer Online Darstellung des Dokumentes, in der der Kunde oder der Lieferant das betreffende Dokument signieren kann.

Schneller unterzeichnen und Unterschriften einholen – komplett elektronisch

Sobald das Dokument signiert wurde, erhalten Sie in Ihrem Cloud-CRM SmartWe eine Benachrichtigung über neue Signierungen zu dem betreffenden Dokument.

Sind alle benötigten Unterschriften eingegangen, so wird je nach Kontext des Dokumentes eine Kundenbestellung (aus einem Angebot) oder eine finale Vertragsversion (aus einem einseitig unterschriebenen Vertrag) erstellt und in SmartWe gespeichert.

Die benötigten Oberflächenanpassungen werden im Standard der Integration mit Adobe Sign mitgeliefert und ausgerollt.