ZUGFeRD jetzt auch in SOKRATES.ERP

02.11.2014

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Was ist das ZUGFeRD Format?

Gestaltet wurde das Format vom Forum elektronischer Rechnung Deutschland, aus dessen Anfangsbuchstaben sich auch der Name FeRD ableiten lässt. Was zunächst wie ein neues unhandliches, unpraktisches und „typisch bürokratisches“ Konstrukt erschien, erweist sich als sehr praktisches Austauschformat.

Wesentlicher Vorteil ist, dass nicht spezielle Dateien ausgetauscht werden müssen, sondern die Informationen direkt in das Rechnungs-PDF gepackt werden. Der Empfänger bekommt also eine „ganz normale“ PDF, die er öffnen, lesen, drucken kann. Dieses PDF ist jedoch mit den ZUGFeRD-Daten angereichert (quasi einem XML-Anhang). Geeignete Programme können diese Informationen aus der PDF herauslesen und weiterverarbeiten. Hier scheint tatsächlich ein Standard von Praktikern für Praktiker entstanden zu sein.

So verhält es sich auch mit der Implementierung in der SOKRATES.ERP. Wenn Sie das entsprechende Modul für SOKRATES.ERP erwerben, ist es einfach da, stört nicht weiter, wer es nutzen möchte, macht es einfach. Über die CAS genesisWorld Management Konsole, SOKRATES.ERP Konfiguration, Belegkonfiguration, XML-Export aktivieren. In den jeweiligen Zustellarten kann dann ZUGFeRD oder XML/EDI ausgewählt werden.

Wie können Sie es in SOKRATES.ERP nutzen?

 Bei der PDF-Generierung wird ab diesem Zeitpunkt in das PDF eine XML-Datei eingebettet. Auf der „anderen Seite“, sprich im Einkaufsbereich, kann man Rechnungsinformationen aus den ZUGFeRD-PDFs herauslesen und als Einkaufsbeleg (Eingangsrechnung) in SOKRATES.ERP anlegen. Einfach das PDF-Dokument importieren, Informationen zu Lieferanten und Artikeln werden aus dem Dokument herausgelesen und in den Beleg eingetragen. Wird ein Artikel nicht gefunden, fügt SOKRATES.ERP eine manuelle Position ein. Das Importieren funktioniert auch direkt aus E-Mails heraus, nachdem die Mail in CAS genesisWorld archiviert wurde. Mit dieser Funktion können Sie Ihren Rechnungs- bzw. Wareneingangsprozess weiter optimieren, da das mühselige „abtippen“ von Lieferantenbelegen entfällt.

Brauchen Sie mehr Informationen zu dieser neuen Funktion, so sprechen Sie uns gerne an, wir machen Ihnen gerne ein Angebot für das entsprechende Modu. Im Release SOKRATES.ERP 2015 wird die Funktion bereitgestellt.

BITKOM Leitfaden zum Thema ZUGFeRD

Ihr Ansprechpartner

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